System RCP dla biur rachunkowych i ich klientów — czy warto zaproponować klientom elektroniczną ewidencję

Kadrowa w biurze rachunkowym obsługującym kilkanaście małych firm spędza co miesiąc podobny czas: odbiera od klientów listy godzin pracy w różnych formatach — jeden klient przysyła Excela, drugi zdjęcie papierowej karty, trzeci samą liczbę godzin bez rozbicia na dni. Zanim rozliczenie trafi do systemu płacowego, trzeba te dane uporządkować, dopytać o niejasności i poprawić oczywiste błędy.

Skąd bierze się problem, który biuro rozwiązuje co miesiąc od nowa

Mały klient biura rachunkowego rzadko ma własny system do rejestracji czasu pracy — prowadzenie kadr zleca właśnie biuru, więc logiczne wydaje się, że to biuro dostanie od niego surowe dane i je przetworzy. Problem w tym, że surowe dane od klienta bez systemu są zwykle niekompletne albo błędne, a poprawianie ich każdego miesiąca jest pracą, która nie generuje dodatkowej wartości — tylko odtwarza to, co powinno być zebrane prawidłowo od początku.

Ten sam problem powtarza się u dziesiątek klientów tego samego biura, w tej samej formie, miesiąc po miesiącu.

Co biuro rachunkowe zyskuje, proponując to klientom

Odwrócenie kierunku rozwiązania — zamiast poprawiać dane po fakcie, zaproponować klientowi system, który zbiera je prawidłowo od początku — zmienia pracę biura z korekty błędów na weryfikację już poprawnych danych. Współpraca z RCM Control w modelu partnerskim pozwala biuru rachunkowemu oferować klientom system rejestracji czasu pracy jako element swojej usługi, nie jako osobny produkt, o który klient musi szukać dostawcy samodzielnie.

Dla biura to również argument w rozmowie z klientem przy okazji odnawiania umowy o obsługę kadrowo-płacową — możliwość zaproponowania konkretnego usprawnienia, które realnie skraca czas rozliczenia miesięcznego, jest wartością dodaną trudną do skopiowania przez konkurencyjne biuro, które tego nie robi.

Jeśli klienci biura mają po kilku, kilkunastu pracowników — sprawdź, który model wdrożenia się opłaca

Rekomendacja zależy od skali klientów obsługiwanych przez biuro. Przy klientach mających po kilku do kilkunastu pracowników, prosty system z jedną metodą logowania i podstawowym raportowaniem zwykle w pełni wystarcza — nie trzeba proponować rozwiązań o funkcjonalności przewyższającej potrzeby tak małej firmy.

Wyjątek dotyczy klientów z kilkoma lokalizacjami albo z pracownikami rozliczanymi w różnych systemach czasu pracy — tam warto od razu rozważać rozwiązanie z panelem centralnym, obsługującym kilka punktów naraz, żeby uniknąć sytuacji, w której klient po roku wraca z pytaniem o rozbudowę systemu, którego pierwsza wersja nie przewidziała takiej możliwości.

Jak to wygląda z perspektywy klienta końcowego

Klient małej firmy, który dotąd prowadził ewidencję na papierze albo w Excelu, zyskuje coś więcej niż wygodę dla biura rachunkowego — dostaje też ochronę przed błędami we własnych rozliczeniach z pracownikami. System rejestrujący czas pracy automatycznie eliminuje spory o to, czy pracownik faktycznie przyszedł o określonej godzinie, bo dane są zapisywane w momencie zdarzenia, nie rekonstruowane później.

To argument, który biuro rachunkowe może przedstawić klientowi niezależnie od argumentu oszczędności czasu samego biura — klient zyskuje bezpieczniejszą podstawę do rozliczeń z własnymi pracownikami, nie tylko sprawniejszą współpracę z biurem.

Co warto ustalić przed zaproponowaniem systemu klientom

Biuro rachunkowe rozważające taki krok powinno ustalić trzy rzeczy przed rozmową z klientami: jaki jest typowy profil klientów pod względem liczby pracowników i charakteru pracy, czy oferowany system integruje się z programem kadrowo-płacowym, którego biuro już używa, oraz jak wygląda proces wdrożenia u pierwszego klienta — żeby mieć gotowy scenariusz rozmowy, zanim klient zapyta o szczegóły.

Od czego zacząć

Najprościej zacząć od jednego, dobrze znanego klienta, u którego problem z jakością danych jest najbardziej odczuwalny — wdrożenie u jednego podmiotu daje biuru realne doświadczenie i konkretny przykład, którym można się posłużyć w rozmowie z kolejnymi klientami.

Program współpracy dla biur rachunkowych i partnerów, wraz z rozwiązaniami do rejestracji czasu pracy dla ich klientów, dostarcza między innymi RCM Control.